Política de tratamiento de datos personales

Última actualización: 20 de octubre de 2026 · Versión 2.1

Esta política explica cómo ProfeIA trata los datos personales de quienes usan sus servicios, conforme a la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios (compilados en el Decreto 1074 de 2015) y las normas que la modifiquen.

1. Responsable del tratamiento

Nombre: Luis Alberto Hernandez Ospino (persona natural)
Dirección: Carrera 10 # 11B-47, Agustín Codazzi (Cesar)
Correo para consultas y reclamos sobre datos personales: lahernandez.2512@gmail.com
Teléfono: 3226521166

Ese mismo correo es el canal para atender consultas y reclamos sobre datos personales. En esta política, "ProfeIA" se refiere a ese responsable.

2. A quién aplica

A todas las personas cuyos datos trata ProfeIA en sus servicios:

Docentes que crean una cuenta y usan las herramientas con inteligencia artificial: Evidencias, Preparación de Clases, Actividades Prácticas, Planes de Mejoramiento, PIAR, Evaluaciones tipo ICFES y el asistente de ayuda.
Estudiantes del módulo Entrenamiento ICFES, que se unen a los grupos de un docente.
Votantes y candidatos de las elecciones escolares (Gobierno Escolar) que una institución organiza con ProfeIA.
Visitantes del sitio web.

3. Qué datos tratamos

Cuentas: nombre, correo electrónico y tipo de cuenta. La contraseña la guarda cifrada nuestro proveedor de autenticación; ProfeIA no puede verla.

Planes, créditos y pagos: el plan contratado y su vencimiento, el saldo y los movimientos de créditos, y el historial de pagos (referencia, monto y estado). Los datos de la tarjeta o de la cuenta bancaria los recibe directamente Wompi; ProfeIA no los ve ni los guarda.

Herramientas del docente con inteligencia artificial:

Qué se usa: lo que el docente escribe o sube para generar un documento (por ejemplo, la descripción de una actividad o las fotos de una evidencia) se envía al proveedor de inteligencia artificial para generar el documento.
Evidencias: el documento, con sus fotos, se entrega directamente al docente y no se guarda en ProfeIA. Queda en memoria unos minutos, solo para que el docente lo pueda descargar.
Planes de Mejoramiento: el documento generado se guarda en la cuenta del docente, en "Planes guardados", para que pueda volver a descargarlo, aunque su plan venza.
Evaluaciones tipo ICFES: se envían al proveedor de inteligencia artificial el área, el grado, el tema, la cantidad de preguntas, la dificultad y la competencia; no se piden datos de estudiantes. El documento generado se guarda en la cuenta del docente, en "Evaluaciones guardadas", para que pueda volver a descargarlo, aunque su plan venza.
Preparación de Clases y Actividades Prácticas: el documento generado se entrega con un enlace de descarga que vence en una hora; no queda un historial para volver a descargarlo. El archivo se borra automáticamente 7 días después de generado.
Registro de uso: se guarda la cantidad de solicitudes y su costo, sin el contenido.

Recomendación al docente: no suba fotos en las que se reconozca la cara de un estudiante, ni datos personales de estudiantes que el documento no necesite. Si lo hace, debe contar con la autorización de sus representantes legales.

Tratamiento especial del módulo PIAR (Plan Individual de Ajustes Razonables)

El módulo PIAR opera bajo un principio estricto de Procesamiento Efímero e Inexistencia de Almacenamiento Persistente en ProfeIA (Zero-Persistence):

Inexistencia de Datos Identificativos: ProfeIA no solicita, no recopila ni almacena nombres, apellidos, documento de identidad, edad, dirección, teléfono ni correo electrónico del estudiante o de su núcleo familiar. Los documentos estructurados generados incluyen dichos campos en blanco para que el docente los diligencie manualmente de forma privada.
Procesamiento Volátil: La descripción pedagógica, fortalezas, barreras y apoyos requeridos son enviados de forma cifrada a nuestro proveedor de Inteligencia Artificial (API de Gemini de Google) de manera exclusiva para la redacción del documento. ProfeIA NO guarda copia del PIAR ni de sus datos asociados en sus servidores o bases de datos relacionales; solo conserva el registro de uso para el cobro (herramienta, fecha, usuario, cantidad de uso y costo), sin nada del contenido. Lo anterior se refiere a ProfeIA: el proveedor de Inteligencia Artificial conserva lo que recibe por un tiempo limitado para detectar abusos, como se explica en la sección 6.
Borrado Automático Definitivo: El archivo Word generado se mantiene temporalmente en la memoria activa del servidor de ProfeIA y es eliminado de manera inmediata, automática e irrecuperable una vez descargado por el docente, o transcurrido un tiempo máximo de treinta (30) minutos desde su generación.
Controles y Filtros de Entrada: La plataforma incluye un mecanismo de validación que impide el procesamiento de textos que contengan correos electrónicos o secuencias numéricas largas (similares a documentos de identidad o números telefónicos), solicitando al docente la eliminación de dichos elementos antes de proceder.

Asistente de ayuda: primero busca la respuesta en las preguntas frecuentes, sin inteligencia artificial. Si no la encuentra y quien pregunta es un docente, envía la pregunta al proveedor de inteligencia artificial para responderla. Las preguntas de los estudiantes nunca se envían a la inteligencia artificial: si no hay respuesta en las preguntas frecuentes, el asistente les dice "No tengo una respuesta para eso. Pregúntale a tu docente."

Entrenamiento ICFES: los grupos a los que pertenece el estudiante, sus respuestas a los simulacros y sus resultados por competencia.

Elecciones escolares: el padrón que carga la institución (documento, nombre, estamento, sede y si ya votó) y los datos de los candidatos (nombre, número y foto). Los votos se guardan sin ningún dato que permita saber quién votó por quién.

Datos técnicos y cookies:

Cookies necesarias: las que mantienen la sesión iniciada.
Google Analytics, solo si usted lo acepta: la primera vez que entra, una barra le pregunta si acepta las cookies de analítica. Solo si elige "Aceptar", ProfeIA usa Google Analytics en las páginas públicas y en las de docentes para medir las visitas: cuántas personas entran, qué páginas ven y de qué sitio llegan, el tipo de dispositivo y de navegador, y el país o la ciudad aproximada. Para eso, Google guarda en el navegador cookies de analítica (como _ga) con un identificador aleatorio. Google procesa estos datos en Estados Unidos.
Dónde no se usa: en las páginas de los estudiantes (Entrenamiento ICFES, la votación de las elecciones escolares y el registro con la invitación de un docente), dentro de la cuenta de un estudiante ni en las páginas para recuperar la contraseña.
Qué no se le envía: nombres, correos, documentos generados ni respuestas de simulacros. De la dirección de cada página, a Google solo le llega la ruta, sin lo que va después del signo "?" (por ejemplo, el código de un grupo o de una confirmación).
Cómo cambiar su elección: use el enlace "Cookies" al pie de las páginas públicas. Si rechaza, ProfeIA deja de enviar datos a Google Analytics y borra esas cookies. También puede bloquear o borrar las cookies en la configuración de su navegador, o instalar el complemento de inhabilitación de Google Analytics que ofrece Google. El servicio funciona igual con o sin estas cookies.
ProfeIA no usa cookies de publicidad.

4. Para qué usamos los datos (finalidades)

Crear y administrar las cuentas y dar acceso a los servicios contratados.
Prestar cada servicio: generar los documentos del docente, aplicar y calificar los simulacros y organizar las elecciones escolares.
Cobrar el plan y los créditos, y atender pagos, devoluciones y obligaciones contables.
Enviar los correos del servicio, como la confirmación de la cuenta y la recuperación de la contraseña.
Atender consultas, reclamos y solicitudes.
Medir las visitas a las páginas públicas y de docentes con Google Analytics, si la persona lo acepta, para saber qué páginas se usan y mejorarlas.
Mantener la seguridad del servicio y controlar los límites de uso y los costos, sin usar el contenido para otros fines.
Cumplir obligaciones legales.

ProfeIA no vende datos personales ni los usa para publicidad.

5. Datos de niños, niñas y adolescentes

ProfeIA trata datos de menores de edad solo para prestar servicios educativos, respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, como exige el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.

Entrenamiento ICFES: el estudiante entra con la invitación de su docente. Si es menor de edad, debe contar con la autorización de su representante legal.
Elecciones escolares: el padrón y los datos de los candidatos los carga la institución educativa, que declara contar con la autorización de los titulares o de sus representantes legales.
Google Analytics: no se usa en las páginas de los estudiantes (ver la sección 3).
Herramientas del docente: ver la recomendación sobre fotos y datos de estudiantes en la sección 3.
PIAR: ver el "Tratamiento especial del módulo PIAR" en la sección 3. ProfeIA no guarda los PIAR ni pide datos que identifiquen al estudiante.

6. Proveedores que tratan datos por cuenta de ProfeIA (encargados) y transferencias internacionales

Para prestar el servicio, ProfeIA usa proveedores que guardan o procesan datos por su cuenta. Varios están fuera de Colombia, por lo que hay transmisión internacional de datos:

Proveedor	Para qué	Dónde
Supabase	Base de datos, archivos y autenticación	Brasil (São Paulo)
Render	Servidor de la aplicación	Estados Unidos (Oregón)
Vercel	Sitio web	Estados Unidos (Washington, D.C.)
Google (Gemini)	Inteligencia artificial de las herramientas del docente y del asistente de ayuda (solo preguntas de docentes)	Estados Unidos y otros países
Google (Analytics)	Medir las visitas a las páginas públicas y de docentes, si usted lo acepta (con cookies)	Estados Unidos
Wompi	Pagos	Colombia
Resend	Correos del servicio: confirmación de la cuenta y recuperación de la contraseña	Estados Unidos

ProfeIA usa la versión paga de la API de Gemini: según sus términos, Google no usa estos datos para entrenar sus modelos; los conserva por un tiempo limitado para detectar abusos.

7. Cuánto tiempo guardamos los datos

Cuentas y sus datos (incluidos los Planes de Mejoramiento y las Evaluaciones tipo ICFES guardados): mientras la cuenta esté activa. Puede pedir que se borren escribiendo al correo de la sección 1.
Documentos de Preparación de Clases y Actividades Prácticas: se borran automáticamente 7 días después de generados. Los Planes de Mejoramiento y las Evaluaciones tipo ICFES no se borran por este motivo.
PIAR: ProfeIA no los guarda. El documento se borra de la memoria del servidor de ProfeIA al descargarlo o, como máximo, 30 minutos después de generado (ver la sección 3).
Pagos: el tiempo que exigen las normas comerciales y tributarias para los soportes contables (en general, 10 años).
Elecciones escolares: el padrón (documento, nombre, estamento, sede y si ya votó) se borra automáticamente 6 meses después de terminada la elección. Se conservan los resultados, que no tienen datos de los votantes.
Registros de uso y costo: sin contenido de los documentos ni de los mensajes.

8. Derechos de los titulares

Como titular de los datos (o como representante legal de un menor de edad), usted tiene derecho a:

conocer, actualizar y rectificar sus datos;
pedir prueba de la autorización que nos dio;
ser informado sobre el uso que les hemos dado;
presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio;
revocar la autorización y pedir que se borren sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos;
acceder gratis a sus datos.

9. Cómo hacer consultas y reclamos

Escriba al correo de la sección 1 indicando su nombre, su documento, qué solicita y un correo de respuesta. Si actúa por un menor de edad, indique también que es su representante legal.

Consultas (conocer qué datos tenemos y cómo los usamos): respondemos en máximo 10 días hábiles. Si no es posible, le explicamos el motivo y respondemos en máximo 5 días hábiles más.
Reclamos (corregir, actualizar o borrar datos, revocar la autorización o denunciar un incumplimiento): respondemos en máximo 15 días hábiles. Si no es posible, le explicamos el motivo y respondemos en máximo 8 días hábiles más. Si al reclamo le falta información, se la pedimos dentro de los 5 días siguientes; si no la recibimos en 2 meses, entendemos que desistió.

Después de agotar este trámite, puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio.

10. Seguridad

ProfeIA usa conexiones cifradas (HTTPS) y controla en la base de datos qué puede ver cada usuario.
Solo el personal autorizado accede a los datos, y únicamente para prestar y mantener el servicio.
Ningún sistema es infalible: si ocurre un incidente que afecte sus datos, se lo informaremos y lo reportaremos a la autoridad cuando la ley lo exija.

11. Vigencia y cambios

Esta política rige desde el 20 de octubre de 2026. Las bases de datos se conservarán mientras ProfeIA preste sus servicios y por el tiempo que exijan las normas aplicables.

Si cambia de forma importante, lo avisaremos en el sitio y, cuando corresponda, pediremos una nueva autorización.